 |
| |
|
error: در حال حاضر هیچ نظر سنجی وجود ندارد .لطفا create one.
|
|
|
|
آيين‌نامه اجرايي مربوط به نحوه حفظ اسناد و اوراق پرونده هاي قضائي كه نگهداري سوابق آنها ضروري ميباشد |
|
آيين‌نامه اجرايي بند الف ماده۱۳۱ قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران (موضوع نحوه حفظ اسناد و اوراق پرونده هاي قضائي كه نگهداري سوابق آنها ضروري ميباشد ) به شماره۱۹۵۲۰/۸۵/۱ـ۲۹/۱۱/۱۳۸۵ كه در تاريخ ۲۱/۹/۱۳۸۵ به تاييد و تصويب رياست قوه قضاييه رسيده،
ماده ۱۳۱ - به قوه قضائيه اجازه داده ميشود:
الف - براساس آئين نامه اي كه توسط وزير دادگستري با همكاري دادستاني كل كشور و سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران تهيه و به تاييد رئيس قوه قضائيه ميرسد ، اسناد و اوراق پرونده هاي قضائي كه نگهداري سوابق آنها ضروري ميباشد را با استفاده از فناوريهاي اطلاعاتي روز ، به اسناد الكترونيكي تبديل و سپس نسبت به امحاي آنها اقدام نمايد مشروط بر آن كه حداقل سي سال از مدت بايگاني قطعي آنها گذشته باشد . اطلاعات و اسناد تبديلي در كليه مراجع قضائي و اداري سنديت داشته و قابل استناد خواهد بود .اصل پرونده هاي مهم و ملي كه جنبه سنديت تاريخي دارد ، توسط سازمان اسناد وكتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران حفظ و نگهداري خواهد شد .
آيين‌نامه اجرايي بند الف ماده ۱۳۱ قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران
فصل اول:
« تعاريف»
ماده۱ـ پرونده قضايي: پرونده قضايي مذكور در ماده ۱۳۱ قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي كشور كه در اين آيين‌نامه « قانون» ناميده ميشود شامل كليه پرونده‌هاي مدني، جزايي و امور حسبي است كه در دادسراها و دادگاه‌هاي عمومي و انقلاب، انتظامي قضات، نظامي، ويژه روحانيت، دادگاه تجديدنظر، محكمه عالي انتظامي قضات، ديوان عالي كشور، ديوان عدالت اداري و سازمان تعزيرات حكومتي رسيدگي و منتهي به اتخاذ تصميم نهايي و صدور راي گرديده و مختومه شده است.
تبصره ـ پرونده‌هاي شـوراهاي حل اخـتلاف نيز مشمول مقررات اين آيين‌نامه خواهدبود.
ماده۲ـ اسناد و اوراق پرونده‌هاي قضايي كه نگهداري آنها ضروري ميباشد.
اسناد و اوراق مذكور در قانون شامل احكام، قرارها، تصميمات و دستورات قضايي، تحقيقات و معاينات محلي و نيز هرگونه سند، مدرك و صورتجلسات، دفاتر، گزارش‌ها فرم مشخصات پرونده، فرم مخصوص بايگاني راكد و مانند آنهاست كه مورد استناد طرفين پرونده واقع گرديده يا در اتخاذ تصميم توسط مراجع قضايي موثر بوده و نگهداري سوابق آنها و تبديل به اسناد الكترونيكي به تشخيص هيات مذكور در ماده۸، اين آيين‌نامه ضروري باشد.
تبصره ـ علاوه بر موارد فوق هيات مزبور مي‌تواند با توجه به نوع، اهميت دعوي يا شكايت، خواسته، خواهان، عنوان جرم، طرفين پرونده، زمان و مكان رسيدگي، ارزش قضايي و مانند آنها، نگهداري سوابق اوراق و اسناد پرونده قضايي و تبديل آن به سند الكترونيكي را ضروري تشخيص دهد.
ماده۳ـ بايگاني قطعي: بايگاني قطعي موردنظر قانون همان بايگاني راكد پرونده‌هائي است كه منتهي به صدور حكم يا قرار قطعي گرديده و حسب مورد مختومه شده است، تاريخ مختومه شدن پرونده شروع بايگاني قطعي محسوب ميشود.
پرونده‌هاي قضايي در موارد زير مختومه تلقي و با دستور مقام قضايي صالح بايگاني خواهندشد:
۱ـ پرونده‌هايي كه منتهي به اجراي كامل حكم شده است؛
۲ـ پرونده‌هايي كه موضوع آن مشمول مرور زمان گرديده و يا به هر علتي قرار موقوفي اجراي حكم صادر شده است؛
۳ـ پرونده‌هايي كه منجر به حكم برائت، بي‌حقي، بطلان دعوي و مانند آن گرديده است؛
۴ـ پرونده‌هايي كه منجر به صدور قرار نهايي و قطعي گرديده است؛
۵ ـ پرونده‌هايي كه موضوع آن تامين دليل يا دستور موقت است، پس از اتمام اقدامات قانوني لازم؛
۶ ـ ساير پرونده‌ها به تشخيص هيات مذكور در ماده۸، اين آيين‌نامه.
فصل دوم
مقدمات
ماده۴ـ مدير دفتر مرجع قضايي يا جانشين وي موظف است مشخصات پرونده‌اي را كه دستور بايگاني قطعي آن توسط قاضي صادر گرديده حداكثر ظرف يك هفته در « فرم مشخصات پرونده» درج نموده همراه پرونده در مقابل اخذ رسيد به بايگاني راكد مربوط تحويل دهد.
تبصره۱ـ در شعب دادسرا منشي شعبه يا جانشين وي وظايف مدير دفتر مرجع قضايي را به عهده خواهدداشت.
تبصره۲ـ « فرم مشخصات پرونده» كه توسط اداره اسناد و بايگاني راكد قوه قضاييه تهيه و در اختيار مراجع قضايي قرار خواهدگرفت، متضمن نكات زير ميباشد:
۱ـ مشخصات پرونده:
الف ـ مدني است يا كيفري يا امور حسبي؛
ب ـ موضوع پرونده؛
ج ـ كلاسه پرونده؛
د ـ تاريخ تشكيل پرونده؛
هـ ـ تاريخ مختومه شدن پرونده؛
و ـ تعداد اوراق پرونده.
۲ـ مشخصات طرفين پرونده: اعم از خواهان و خوانده يا شاكي و مشتكي‌عنه.
۳ـ مرجع يا مراجع رسيدگي‌كننده، نظير دادسرا، دادگاه بدوي حقوقي يا جزايي، دادگاه تجديدنظر، ديوان عالي كشور و غيره.
۴ـ نتيجه رسيدگي:
الف ـ حكم يا قرار و غيره و موضوع آن؛
ب ـ شماره و تاريخ حكم يا قرار و غيره؛
ج ـ علت مختومه شدن اعم از اجراي كامل حكم، قطعيت حكم برائت يا قرار، مرور زمان و غيره.
۵ ـ ذكر ضمائم پرونده و ساير مشخصات كه درج آن ضروري است.
۶ ـ مهم و ملي بودن يا نبودن پرونده مطابق مقررات قانون سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران مصوب ۱۳۴۹ و مقررات اين آيين‌نامه و ساير اوضاع و احوال پرونده.
۷ ـ تاريخ تحويل به بايگاني راكد.
۸ ـ مشخصات تنظيم كننده فرم مذكور و تاييدكننده آن.
فرم مشخصات پرونده بايد در سه نسخه به نحو كامل و دقيق و خوانا تنظيم گردد، يك نسخه در دفتر شعبه دادسرا يا دادگاه يا ساير مراجع قضايي مربوط نگهداري خواهدشد و دو نسخه ديگر به پيوست پرونده به بايگاني راكد ارسال شود.
تبصره۳ـ پرونده‌هايي كه منتهي به محكوميتهاي مشروط، معلق و مانند آن گرديده‌اند تا پايان موعد تعيين شده در دادنامه، در دفتر مرجع قضايي نگهداري و سپس براي ارسال آنها به بايگاني راكد اقدام خواهدشد.
ماده۵ ـ به دستور قاضي مربوط قبل از ارسال پرونده به بايگاني راكد كليه اسناد، وثايق و دستورات قضايي به شرح زير بايد تعيين تكليف و رفع اثر شود.
۱ـ دستور احضار يا جلب؛
۲ـ قرار ممنوعيت خروج از كشور؛
۳ـ دستور ورود به منزل يا تفتيش آن؛
۴ـ وثايق و تامين خواسته؛
۵ ـ اسناد، قبوض يا وجوه نقدي؛
۶ ـ اموال يا اشياء مرتبط با پرونده؛
۷ـ دستور انسداد حساب بانكي؛
۸ ـ دستور ممنوعيت از معامله نقل و انتقال؛
۹ـ ساير موارد به تشخيص قاضي مربوط.
ماده۶ ـ مسوول بايگاني راكد موظف است از تحويل گرفتن پرونده‌هايي كه فاقد فرم مشخصات پرونده مي‌باشند خودداري نمايد.
ماده۷ـ قاضي مربوط بايد نظارت كافي جهت اجراي صحيح مواد۴، ۵ و ۶ آيين‌نامه و دستورالعمل مربوط داشته باشد.
فصل سوم
فرآيند تشخيص ضرورت نگهداري اسناد و اوراق پرونده‌هاي قضايي
ماده۸ ـ به منظور برنامه‌ريزي، سياست‌گذاري و نظارت بر اجراي كامل اين آيين‌نامه، هياتي به عنوان « هيات تشخيص‌دهنده ضرورت نگهداري سوابق اسناد و اوراق پرونده‌هاي قضايي و تبديل آنها به اسناد الكترونيكي و امحا» كه در اين آيين‌نامه « هيات تشخيص مركزي» ناميده ميشود تشكيل خواهد شد.
تبصره ـ مصوبات اين هيات پس از تنفيذ رئيس قوه قضائيه لازم‌الاجرا خواهدبود.
ماده۹ـ اعضاي هيات تشخيص مركزي عبارتند از:
۱ـ رئيس ديوان عالي كشور؛ (رئيس هيات)
۲ـ دادستان كل كشور؛
۳ـ وزير دادگستري؛
۴ـ معاون حقوقي و توسعه قضايي قوه قضاييه؛ (دبير هيات)
۵ ـ معاون اداري و مالي قوه قضاييه؛
۶ ـ رئيس سازمان قضايي نيروهاي مسلح؛
۷ـ رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران.
تبصره ـ دعوت از ساير مسوولان و صاحبنظران جهت شركت در جلسه و مشاوره با موافقت اكثر اعضاي هيات بلامانع است.
ماده۱۰ـ به منظور تسهيل و تسريع اجراي اين آيين‌نامه و اجراي وظايف مربوط به هيات تشخيص مركزي و در استانها، هياتي با عنوان « هيات تشخيص استاني» با شركت مقامات ذيل در مراكز استان تشكيل مي‌گردد:
۱ـ رئيس كل دادگستري استان؛ (رئيس هيات)
۲ـ دادستان شهرستان مركز استان؛
۳ـ نماينده سازمان اسناد و كتابخانه‌هاي جمهوري اسلامي؛
۴ـ رئيس اداره اسناد و بايگاني راكد دادگستري استان؛ (به عنوان دبير هيات)
۵ ـ رئيس سازمان قضايي نيروهاي مسلح استان؛
۶ ـ مسوول حفاظت و اطلاعات دادگستري كل استان.
تبصره ـ دعوت از ساير مسوولان و صاحبنظران جهت شركت در جلسه و مشاوره بلامانع است.
ماده۱۱ـ جلسات هيات تشخيص مركزي و استاني با حضور اكثر اعضاء رسمي و نظر اكثريت حاضر معتبر خواهدبود.
ماده۱۲ـ مديران بايگاني راكد مراجع قضايي، حداقل يك ماه قبل از اتمام موعد سي سال مقرر در قانون، به ترتيب تاريخ ورود، پرونده را به اتفاق كارشناسان اداره اسناد و بايگاني راكد بررسي نموده مطابق مقررات اين آيين‌نامه و دستورالعملهاي هيات تشخيص مركزي اوراق و اسنادي كه نگهداري آنها ضروري است مشخص نموده سپس مشخصات اين اوراق و اسناد را در « فرم مخصوص بايگاني راكد» درج و پس از تاييد رئيس حوزه قضايي يا مسوولان مراجع قضايي ديگر يا جانشين آنها به پيوست فرم مشخصات پرونده و در صورت‌نياز و تشخيص مسوولان قضايي مذكور در بالا همراه اصل پرونده به هيات تشخيص استان ارسال نمايند.
تبصره ـ فرم مخصوص بايگاني راكد كه بايد توسط اداره اسناد و بايگاني راكد قوه قضاييه تهيه شود در چهار نسخه تنظيم خواهدشد كه يك نسخه آن در سوابق بايگاني راكد حفظ و بقيه به هيات تشخيص استان ارسال ميشود.
ماده۱۳ـ فرم مخصوص بايگاني راكد بايد حاوي نكات زير باشد:
۱ـ شماره برگ اسناد و اوراق ضروري؛ (مطابق برگ شماري نهايي پرونده)
۲ـ عنوان اسناد و اوراق مذكور؛ (راي، صورتمجلس و غيره)
۳ـ كد بايگاني راكد پرونده؛
۴ـ مدتي كه از بايگاني قطعي شدن پرونده (مختومه شدن) مي‌گذرد؛
۵ ـ آدرس و محل بايگاني راكد؛
۶ ـ قيد مهم و ملي بودن يا نبودن پرونده مطابق مقررات اين آيين‌نامه و دستورالعملهاي هيات تشخيص مركزي و ساير شرايط با درج جهات آن؛
۷ـ ساير مشخصات ضروري و ملاحظات؛
فرم مذكور بايد به امضاي تنظيم كننده، مسوول بايگاني راكد و مسوول مرجع قضايي يا جانشين وي برسد.
تبصره ـ بايگاني راكد به تدريج حداكثر هر شش ماه يك بار بايد فرم اسناد و اوراق مزبور را تنظيم و به هيات تشخيص استان ارسال نمايد.
ماده۱۴ـ هيات تشخيص استان پس از وصول فرم مخصوص بايگاني راكد و پيوست‌هاي آن (فرم مشخصات پرونده و در صورت نياز اصل پرونده يا تصوير اسناد و اوراق مذكور) بايد با بررسي دقيق فرم مذكور و در صورت نياز محتويات پرونده و با رعايت مقررات قانون و اين آيين‌نامه و دستورالعملهاي هيات تشخيص مركزي ظرف شش ماه نظر هيات را مبني بر ضرورت نگهداري اسناد و اوراق پرونده و تبديل آن به سند الكترونيكي و امحاء اعلام نمايد. هيات مذكور مي‌تواند جهت تسهيل، تسريع و دقت در اجراي آيين‌نامه در محل بايگاني راكد حاضر و اقدام به بررسي نمايد يا حداقل دو نفر از اعضاي هيات به تشخيص اكثر اعضاء به منظور فوق به محل اعزام شوند.
تبصره۱ـ در صورت ترديد به ضرورت نگهداري سابقه اسناد و اوراق پرونده قضايي يا عدم آن اصل بر ضرورت نگهداري سابقه و تبديل به اسناد الكترونيكي است.
تبصره۲ـ در صورت ابهام و بروز موارد استثنايي كه قابل تطبيق با مقررات قانون و آيين‌نامه نباشد نظر هيات تشخيص مركزي استعلام خواهدشد.
ماده۱۵ـ تشخيص نهايي مهم، ملي و آرشيوي بودن پرونده‌هاي قضايي به عهده هيات تشخيص مركزي و با هماهنگي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي است. اين هيات ضوابط و معيارهاي تشخيص پرونده‌هاي مهم و ملي را طي دستورالعملي مشخص، به مراجع قضايي اعلام خواهدنمود.
فرم مشخصات پرونده‌هاي مذكور در اين ماده پس از اعلام مسوول بايگاني راكد و تاييد رئيس مرجع قضايي و با اطلاع هيات تشخيص استان جهت اقدامات بعدي به هيات تشخيص مركزي ارسال خواهدشد.
تبصره ـ هزينه‌هاي تشخيص، حفظ، بايگاني، انتقال و الكترونيكي نمودن پرونده‌هاي موضوع اين آيين‌نامه به عهده سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران است.
فصل چهارم
تبديل اسناد و اوراق پرونده‌هاي قضايي كه نگهداري آنها ضروري است به اسناد الكترونيكي:
ماده۱۶ـ پس از تاييد فرم مخصوص بايگاني راكد، مبني بر ضرورت نگهداري اسناد و اوراق پرونده قضايي، توسط هيات تشخيص استان يك نسخه از فرم تاييدشده در سابقه هيات مذكور ضبط و نسخه ديگر جهت اطلاع به هيات تشخيص مركزي ارسال خواهدشد و نسخه سوم به بايگاني ارسال كننده ليست اعاده ميشود.
ماده۱۷ـ كليه پرونده‌هاي واصله به بايگاني راكد، مي‌بايستي حداكثر ۳ ماه پس از وصول فرم تاييدشده توسط هيات تشخيص برابر ضوابط اين دستورالعمل به اسناد الكترونيكي تبديل شود.
فصل پنجم
امحاي پرونده‌ها:
ماده۱۸ـ پس از تبديل الكترونيكي اسناد و اوراق پرونده‌هاي قضايي كه نگهداري سوابق آنها ضروري است به پيشنهاد رئيس حوزه قضايي و موافقت رئيس كل استان و نسبت به ساير مراجع قضايي با پيشنهاد مدير يا مسوول بايگاني راكد و موافقت بالاترين مقام آن مرجع قضايي، امحاي پرونده‌ها توسط مسوول بايگاني راكد مربوط و نظارت نماينده رئيس حوزه قضايي، مسوول حفاظت و اطلاعات دادگستري استان و نماينده تام‌الاختيار سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران انجام خواهدشد.
تبصره ـ علاوه بر پرونده‌هاي مهم و ملي در مورد ساير پرونده‌هاي آماده امحاء نيز چنانچه سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي آمادگي خود را جهت تحويل و انتقال به سازمان اعلام نمايد بايد پرونده‌هاي مورد درخواست به جاي امحاء تحويل آن سازمان شود. مشروط بر اين كه حداقل يك روز قبل از زمان امحاء و سازمان مذكور درخواست كتبي خود را به هيات تشخيص استان تحويل نمايند و موافقت هيات را اخذ نمايد در صورت پذيرفته شدن درخواست سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران، بايد ظرف دو ماه نسبت به انتقال پرونده‌ها به سازمان مزبور اقدام نمايد، در صورت كوتاهي آن سازمان جهت تحويل پرونده‌هاي مذكور در موعد مقرر عمليات امحاء انجام خواهدشد.
ماده۱۹ـ به منظور حفظ حقوق اشخاص و رعايت احتياط در مورد پرونده‌هايي كه ضرورت نگهداري اسناد و اوراق آن احراز نگرديده بايستي حداقل از تصميمات قضايي و حكم يا قرار نهايي و حسب مورد سابقه اجراي حكم و مانند آن سند الكترونيكي تهيه شود.
ماده۲۰ـ هيات تشخيص مركزي مي‌تواند پرونده‌هايي كه نگهداري سابقه اسناد و اوراق آنها ضروري نباشد را قبل از سپري شدن مدت سي سال بايگاني قطعي آنها با رعايت ماده۲۰ اين آيين‌نامه امحاء يا به سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران انتقال دهد.
ماده۲۱ـ معاونت اداري و مالي قوه قضاييه موظف است اعتبار موردنياز براي اجراي اين آيين‌نامه را در رديف بودجه قوه قضاييه تامين نمايد.
ماده۲۲ـ مسوليت حُسن اجراي اين دستورالعمل با هيات تشخيص مركزي و روساي كل دادگستري استانها ميباشد.
اين آيين‌نامه در ۲۲ و ۱۱ تبصره در تاريخ ۲۱/۱۱/۱۳۸۵ به تصويب رئيس قوه قضائيه رسيد.
رئيس قوه قضائيه ـ سيدمحمود هاشمي‌شاهرودي |
| |
|
 |
